Le MPE13 est gestionnaire du compte principal de l’association départementale, ouvert au Crédit Mutuel.
Le MPE13 offre la possibilité aux sections locales de parents d’élèves MPE13 (SLPE) de bénéficier d'un sous compte.
Néanmoins, pour toute question relative au compte crédit mutuel, il est demandé de ne pas contacter la conseillère Crédit Mutuel mais toujours MPE13 (contact@mpe13.fr).
Consultez la Charte d'utilisation du sous-compte bancaire (format pdf, version 05/10/2023, icône pour télécharger dans la barre du haut, à droite).
Déclarez votre bureau et votre délégué-e qui aura accès au service de banque en ligne.
Transmettez la liste de vos adhérents (adhérents qui ont adhéré via le formulaire papier et dont vous avez encaissé les adhésions) à l'aide de ce fichier de transmission. Si le fichier s'affiche dans google sheet : téléchargez le au format souhaité via le menu Fichier->Télécharger , ou créer une copie si vous souhaitez garder le format google sheet via le menu Fichier->Créer une copie).
Modèles à télécharger (icône pour télécharger dans la barre du haut, à droite) pour vos bordereaux de dépôt de chèques et d'espèces :
· format excel. MPE13 BORDEREAU REMISE CHEQUES ET ESPECES.xlsx. La mise en page du fichier est aussi conçue pour imprimer le document.
o onglet 1 : dépôt de chèques.
o onglet 2 : dépôt d'espèces pour les adhésions.
· format pdf, à imprimer pour remplir ensuite sous format papier. MPE13 BORDEREAU REMISE CHEQUES ET ESPECES.pdf.
o page 1 : dépôt de chèques.
o page 2 : dépôt d'espèces.
Modèles à télécharger (icône pour télécharger dans la barre du haut, à droite) pour votre Cahier de recettes et de dépenses et votre Bilan financier :
· format excel. MPE13 COMPTABILITE SLPE-2023-2024.xlsx.
La mise en page du fichier est aussi conçue pour imprimer le document à tout moment si nécessaire.
o pages 1-2 : cahier de recettes et de dépenses.
o page 3 : bilan financier.
· format pdf, à imprimer pour remplir ensuite sous format papier. MPE13 COMPTABILITE SLPE.pdf.
o pages 1-2 : cahier de recettes et de dépenses.
o page 3 : bilan financier.
Au début de chaque nouvelle année scolaire, vous ouvrez un nouveau cahier de recettes et de dépenses.
Comment utiliser le cahier de recettes et de dépenses ?
La période de comptabilité court entre le 1er septembre et le 31 août.
Remplir le haut du document : établissement, numéro du compte bancaire s'il existe, informations de contact concernant les personnes présidente et trésorière.
En début d'année, remplir la case jaune du solde de trésorerie au 1er septembre de l'année scolaire en cours. Pour cela, le bilan financier de l'année précédente (s'il existe) peut être utilisé. Vous pouvez aussi contacter la trésorière départementale pour connaître le solde du compte bancaire au 1er septembre. Le solde correspond aux sommes sur le compte bancaire et dans la caisse.
A chaque nouvelle dépense ou nouvelle recette, une nouvelle ligne doit être écrite dans le cahier, en indiquant la date de la dépense ou de la recette, une description, le mode de réception ou de paiement et le montant (dans la bonne colonne).
En fin de ligne, le nouveau solde se calcule automatiquement (sur le format excel) ou doit être calculé manuellement (sur le format papier).
Le total des recettes et des dépenses se calcule automatiquement en haut de page (sur le format excel) ou doit être calculé manuellement à la fin de chaque feuille (sur le format papier).
Au fur et à mesure ou en fin de période, attribuer chaque ligne à un libellé que vous choisissez en fonction de vos activités. Les deux seuls libellés obligatoires sont "Adhésions" et "Dons".
Comment utiliser le bilan financier ?
Ce document est à remplir en fin de période et doit être présenté aux adhérents. Il peut aussi être affiché. La période de comptabilité court entre le 1er septembre et le 31 août.
Remplir le haut du document : établissement, numéro du compte bancaire s'il existe, informations de contact concernant les personnes présidente et trésorière.
En s'aidant du cahier de recettes et de dépenses, remplir la partie gauche : les cases jaunes concernant les soldes de trésorerie.
En s'aidant des libellés du cahier de recettes et de dépenses, remplir la partie droite :
· Additionner toutes les recettes et toutes les dépenses, par libellé. Sous le format excel, ces montants se calculent automatiquement pour les libellés "adhésions" et "dons".
· Calculer le résultat par libellé (le montant des recettes MOINS le montant des dépenses). Sous le format excel, ces montants se calculent automatiquement.
· Calculer les totaux en haut du tableau. Sous le format excel, les calculs se font automatiquement.
· Dater et signer le document.
Carte Cirrus de dépôt retrait :
Le retrait d'espèces dans tous les automates est autorisé dans la limite du solde disponible sur le compte. Le plafond de retrait est de :
- 500€ par 24h glissants dans les automates des banques Crédit Mutuel et CIC.
- 300€ par 7 jours glissants dans les automates des autres banques.
Comment effectuer des paiements ?
L'utilisation des chéquiers est abandonnée. Dans les écoles, les sections on a disposition une carte Cirrus permettant de déposer à la banque chèques et espèces, et de retirer des espèces (cf ci-dessus).
Il est également possible, pour tout parent, de faire l'achat avec son propre moyen de paiement (tout justificatif nominatif doit alors être au nom de l'acheteur et non de la section locale MPE13) et de se faire rembourser par la section locale, par espèces ou virement bancaire.
Seule MPE13 départementale peut saisir les bénéficiaires : pensez à envoyer les RIBs nécessaires (parent, coopérative scolaire) sur contact@mpe13.fr.
C'est la personne de la section locale qui a les codes pour l'accès au Crédit Mutuel en ligne qui doit se charger d'opérer les virements.
Recevoir des dons :
- MPE13 est habilitée à recevoir des dons (y compris au moment de l'adhésion : les adhérents peuvent ajouter un don du montant de leur choix qui revient intégralement à la section locale)
- MPE13, et donc chaque section locale dûment déclarée pour l'année scolaire, peut ainsi recevoir des dons pour participer aux projets que vous organisez ou auxquels vous participez localement (fête d'école, tombola, classe transplantée, etc).
- Les dons peuvent être numéraires (directement des sous, par espèces, chèque ou virement) ou en nature (panier cadeau de la pharmacie du quartier ou bon pour un poulet rôti auprès du boucher du quartier pour la tombola de l'école).
- MPE13 est également reconnue d'intérêt général, ce qui l'autorise à remettre un reçu fiscal aux donateurs qui le demandent. Il vous suffit de remplir ce formulaire en ligne:
- Si un donateur énervant vous demande absolument un CERFA, revenez vers contact@mpe13.fr.
- Une copie des reçus fiscaux doit être conservée par la trésorière de la section locale. Pour simplifier, nous recommandons de les garder 5 ans, comme tous les justificatifs comptables.
Quelques bonnes pratiques :
Quand un parent règle un achat pour la section locale avec un moyen de paiement personnel, il doit faire éditer une facture à son nom pour que la section locale puisse ensuite le rembourser.
Si vous utilisez une caisse avec du liquide en plus du compte bancaire, déposez régulièrement les espèces sur le compte bancaire à l'aide de la carte de dépôt, dans n'importe quelle agence Crédit Mutuel ou CIC. Laissez à chaque fois le même montant (celui de votre choix, entre 50€ et 300€) dans la caisse. Ne gardez pas de grosses sommes en liquide dans la caisse.
Pour la remise de pièces, vérifier comment doit se faire le dépôt, en amont avec l'agence où vous souhaitez déposer. Tous les automates n'ont pas le même fonctionnement. Si vous devez utiliser des rouleaux, ils sont à disposition en agence mais les agences n'en ont pas toujours d'avance. Il est recommandé aux trésorier-es : 1- de déposer les espèces au fur et à mesure sans attendre d'en avoir trop, 2- d'avoir une avance de quelques rouleaux. Un maximum de 5kg d'espèces peut être déposé à la fois (correspondant à 5 rouleaux environ).
Pour un dépôt sur le compte bancaire, il est aussi conseillé de mettre les billets et les chèques en enveloppe et les espèces en rouleaux chez soi, dans un endroit sûr et calme, et non en agence.
Si vous encaissez du liquide, par exemple, 50€ en adhésion, puis 70€ suite à une vente de gâteaux :
· Inscrivez les deux lignes sur le cahier de recettes et de dépenses au moment où ces sommes entrent dans votre caisse.
· Si vous déposez ensuite les 120€ sur le compte bancaire, une bonne pratique est de faire un dépôt de 50€ et un dépôt de 70€ mais vous pouvez aussi faire un dépôt unique si vous trouvez cela plus simple. Vous pourrez ensuite remplir la colonne "date de valeur sur le relevé bancaire".
· Lors du dépôt des 170€ sur le compte bancaire, il n'est pas nécessaire d'écrire de nouvelles lignes dans le cahier de recettes et de dépenses (l'argent est juste à un endroit différent mais vous n'en n'avez pas plus, ni moins).
· Néanmoins, si vous trouvez cela plus clair pour vous, vous pouvez inscrire une nouvelle ligne, en prenant soin de remplir le même montant dans la colonne recette et la colonne dépense (pour que le solde global ne bouge pas).
